Secondo il TAR Bologna, l'accesso ai documenti amministrativi resta possibile anche se è già in corso una causa civile

Chi ha bisogno di documenti detenuti dalla pubblica amministrazione per difendere i propri diritti può ottenerli anche se esiste già una causa davanti al giudice ordinario? Il TAR Emilia-Romagna, Bologna, Sezione II, con sentenza 3 marzo 2026, n. 401, ha riaffermato l'autonomia del diritto di accesso documentale rispetto agli strumenti istruttori di un giudizio civile. Benché il caso riguardasse documentazione edilizio-ambientale, il principio assume rilevanza pratica anche per cittadini stranieri e famiglie quando devono acquisire documenti amministrativi necessari alla tutela di posizioni giuridiche.

La controversia originaria

Una società aveva chiesto al Comune di Cesenatico copia di documenti relativi a un'autorizzazione allo scarico fognario e alle comunicazioni di adeguamento dell'impianto. La richiesta era funzionale alla difesa in una causa civile pendente davanti al Tribunale di Forlì, riguardante una servitù.

Il Comune aveva inizialmente rifiutato l'accesso richiamando una possibile opposizione della controinteressata. Con un secondo provvedimento di diniego, adottato dopo ulteriore valutazione, aveva indicato sia l'opposizione effettivamente presentata sia la circostanza che i documenti risultavano già consegnati al consulente tecnico nominato nel giudizio civile.

La richiedente aveva contestato il rifiuto sostenendo che la documentazione era necessaria alla tutela giudiziaria dei propri diritti.

La posizione del TAR

Il Tribunale ha accolto il ricorso e ordinato al Comune di consentire l'estrazione di copia dei documenti richiesti entro trenta giorni dalla comunicazione o notificazione della sentenza. Ha osservato che l'articolo 24, comma 7, della legge n. 241/1990 garantisce l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere interessi giuridici.

Secondo il TAR, la generica opposizione della persona controinteressata non era sufficiente, nel caso concreto, a negare l'accesso difensivo. Ugualmente, il fatto che i documenti fossero disponibili nell'ambito del giudizio civile attraverso il consulente tecnico non eliminava il diritto di rivolgersi direttamente all'amministrazione. L'azione per ottenere l'esibizione amministrativa mantiene una propria autonomia rispetto ai poteri istruttori del giudice civile.

Il ruolo dell'interesse diretto, concreto e attuale

Il diritto di accesso documentale non è un potere indiscriminato di controllare i fascicoli altrui. L'articolo 22 della legge n. 241/1990 richiede, in generale, un interesse diretto, concreto e attuale, collegato al documento richiesto e corrispondente a una posizione giuridicamente tutelata. Quando l'istanza è formulata per finalità difensive, occorre spiegare quale posizione si intende proteggere e perché il documento sia necessario.

In questa prospettiva, una domanda circostanziata è preferibile a una richiesta generica di accesso a tutti gli atti. Occorre indicare, per quanto possibile, il procedimento, gli uffici, le date, gli estremi dei documenti e il collegamento con il diritto da tutelare.

Le ricadute sul diritto dell'immigrazione

Si pensi a una controversia nella quale un cittadino straniero debba documentare una precedente interlocuzione con una Questura, una Prefettura o un Comune. Potrebbero risultare rilevanti il fascicolo di una richiesta di soggiorno, le comunicazioni amministrative, gli accertamenti svolti o i documenti su cui si fonda un diniego. L'utilità dell'accesso dipende naturalmente dal contenuto del procedimento e dai limiti eventualmente previsti dalla legge.

La sentenza di Bologna non riguardava direttamente una pratica migratoria: non sarebbe corretto presentarla come una pronuncia che autorizza automaticamente l'ostensione di ogni fascicolo d'immigrazione. Essa enuncia però un principio generale utile anche in tale settore: la pendenza di un diverso giudizio, da sola, non cancella il diritto di accesso amministrativo quando sono soddisfatti i relativi presupposti.

Come predisporre una richiesta efficace

Nella domanda conviene identificare il richiedente, l'ufficio destinatario e gli atti richiesti, descrivendo la posizione giuridica da difendere. È importante conservare prova dell'invio, ad esempio ricevute PEC o protocolli, e la risposta eventualmente ricevuta. Se l'amministrazione nega l'accesso, occorre verificare se la motivazione faccia riferimento a specifiche esigenze tutelate dalla legge oppure si limiti a richiamare l'opposizione di un terzo o la disponibilità dei documenti altrove.

Non bisogna tuttavia trascurare la tutela dei dati personali, l'eventuale segretezza di determinati atti e la necessità di bilanciare diritti contrapposti secondo le norme applicabili. Un interesse difensivo non comporta indiscriminatamente l'accesso a qualunque dato sensibile o riservato. Anche l'oggetto e la misura dell'ostensione devono restare collegati alla concreta necessità di difesa.

Un secondo principio: il nuovo diniego può essere autonomo

La decisione affronta anche un problema processuale significativo. Il Comune aveva sostenuto che il ricorso fosse inammissibile perché non era stato impugnato il primo diniego. Il TAR ha respinto l'eccezione: il secondo rifiuto non si limitava a ripetere il precedente, ma conteneva un nuovo esame della situazione e una motivazione ulteriormente elaborata. Si trattava dunque di un atto autonomamente lesivo.

La distinzione tra provvedimento di conferma dopo una nuova istruttoria e atto meramente confermativo è rilevante anche quando le amministrazioni dell'immigrazione rispondono ripetutamente a richieste o istanze. Non ogni risposta successiva riapre i termini del ricorso; occorre verificare se esista davvero una nuova valutazione.

Conclusione

L'accesso ai documenti è una garanzia concreta, non una formalità priva di utilità una volta iniziata una causa. La sentenza n. 401/2026 evidenzia che la tutela amministrativa dell'accesso e l'istruzione della causa civile possono coesistere. Per chi affronta una controversia sul soggiorno, sui documenti o sui rapporti con la pubblica amministrazione, ciò rende importante predisporre richieste puntuali, documentate e coerenti con il diritto da difendere, senza confondere l'accesso con il merito della controversia principale.

Fonte verificata: TAR Emilia-Romagna, Bologna, Sezione II, sentenza 3 marzo 2026, n. 401, presidente Di Benedetto, estensore Amovilli. Testo integrale della sentenza. Riferimenti normativi principali: legge n. 241/1990, artt. 22, 24 e 25; d.lgs. n. 33/2013, art. 5, per i distinti profili dell'accesso civico.

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Avv. Fabio Loscerbo
Avvocato Cassazionista
Iscritto nel Registro dei rappresentanti di interessi della Camera dei deputati in materia di Immigrazione
Lobbista registrato presso il Registro per la Trasparenza dell’Unione europea n. 280782895721-36 in materia di Migrazione e Asilo
ORCID: 0009-0004-7030-0428
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